Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über VIERPUNKT

Wir sind VIERPUNKT – eine Werbeagentur aus dem Allgäu mit Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen. Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen: Lebensmittel, Fashion, E-Commerce, Fahrradhandel, Consulting, Gesundheitswesen und mehr. Was sie alle gemeinsam haben: Sie schätzen persönliche Betreuung, schnelle Umsetzung und echte Ergebnisse.

Unser Team vereint Grafik, Webentwicklung und Strategie unter einem Dach. Wir arbeiten mit modernen Tools, pflegen kurze Wege und einen unkomplizierten Umgang miteinander. Was uns fehlt: Eine Person, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und dafür sorgt, dass operative Prozesse reibungslos laufen.

Deine Rolle

Als Persönliche Assistenz unterstützt du die Geschäftsführung direkt in allen operativen, organisatorischen und administrativen Bereichen. Du sorgst dafür, dass der Fokus auf dem Wesentlichen liegen kann: Kundenbeziehungen, strategische Agenturentwicklung und Führung. Du bist die treibende Kraft hinter reibungslosen Abläufen – proaktiv, eigenverantwortlich und auf den Punkt.

Das erwartet dich

Telefon- & E-Mail-Management

Kalender- & Terminmanagement

• Vollständige Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung
• Meetings bündeln, Fokuszeiten freihalten und Terminkonflikte lösen
• Reiseplanung und Hotelorganisation bei Bedarf

Office-Management

• Büro- und Verbrauchsmaterial, Getränke und Verpflegung sicherstellen
• Postein- und -ausgang, Dokumentenablage und Versand
• Kaffee-Service und Verpflegung bei Kundenterminen

Personal- & Verwaltungsaufgaben

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Urlaubsverwaltung
• Mitarbeiterzeiten prüfen und Krankheitstage-Management
• Verwaltung von Versicherungen und Verträgen

Rechnungs-Management

• Eingangsrechnungen prüfen und Überweisungen vorbereiten
• Ausgangsrechnungen erstellen und buchen
• Kreditkarten-Management

Controlling & Monatsabschluss

• Monatliche Ausgaben und Statistiken im Blick haben
• Monatsabschluss für die Buchhaltung vorbereiten
• Verträge auf Kündigungsfristen und Optimierungspotenzial prüfen

Projekt-Unterstützung

• Projekte in der Agentursoftware im Blick behalten
• Protokollführung bei Kundenterminen
• Automatisierungsmöglichkeiten erkennen und vorschlagen

Das bringst du mit

• Erfahrung in einer Assistenz-, Büromanagement- oder Verwaltungsrolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein Auge für Details
• Eigenständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise – du wartest nicht auf Anweisungen
• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Klare, prägnante Kommunikation – schriftlich wie mündlich
• Fließendes Deutsch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (E-Mail, Kalender, Textverarbeitung)

Nice-to-haves

• Erfahrung mit Buchhaltungstools wie DATEV oder ähnlichen Systemen
• Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (z. B. Stackfield, Asana o. ä.)
• Grundverständnis für Agenturprozesse und Kundenkommunikation
• Erfahrung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung
• Englischkenntnisse zum Lesen von Dokumentation

Das bieten wir dir

• Hybrides Arbeitsmodell: Büro und Homeoffice
• Moderner Arbeitsplatz mit Apple MacBook – Ausstattung für Büro und Homeoffice
• Gleitzeit – weil gute Arbeit nicht an starre Zeiten gebunden ist
• Weiterbildungsmöglichkeiten, die dich wirklich weiterbringen
• Ein kleines Team mit kurzen Wegen und echtem Zusammenhalt
• Gemeinsame Essen, Teamevents und Weihnachtsfeier
• Getränkeflat – Kaffee, Wasser und mehr gehen aufs Haus

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu dir an: jobs@vierpunkt.de