Urlaubsvertretung: So sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf während Ihrer Abwesenheit

Sommerzeit ist Urlaubszeit – für viele die perfekte Gelegenheit, Abstand vom Job zu gewinnen und neue Energie zu tanken. Damit während der eigenen Auszeit keine wichtigen Aufgaben liegen bleiben, arbeiten manche vorab sogar noch Überstunden. Doch was, wenn Projekte oder Kundenbetreuung auch während Ihrer Abwesenheit weiterlaufen müssen? In solchen Fällen ist eine gut organisierte Urlaubsvertretung unverzichtbar.

Welche Aufgaben übernimmt eine Urlaubsvertretung?

Eine Urlaubsvertretung springt für Kolleg:innen ein, die nicht im Büro sind, und übernimmt deren laufende Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten. So werden Deadlines eingehalten, Anfragen beantwortet und Kunden wie Partner weiterhin professionell betreut.

Wer organisiert die Vertretung?

Die Verantwortung für die Einteilung einer Urlaubsvertretung liegt in der Regel bei den Führungskräften oder der Personalabteilung. Sie entscheiden, wer welche Aufgaben übernimmt, und können diese auch innerhalb des Teams verteilen. Das sogenannte Weisungsrecht erlaubt es Vorgesetzten, Aufgaben gezielt an bestimmte Teammitglieder zu übertragen.

Wen sollte man als Vertretung auswählen?

Ideal sind Mitarbeitende aus der gleichen Abteilung oder mit vergleichbaren fachlichen Kenntnissen. Das erleichtert die Einarbeitung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Manche Unternehmen legen feste Vertretungspartner:innen fest, die sich gegenseitig vertreten – allerdings mit der klaren Regel, dass beide nicht gleichzeitig Urlaub nehmen dürfen.

So bereiten Sie die Urlaubsübergabe optimal vor

Eine erfolgreiche Urlaubsvertretung steht und fällt mit einer guten Vorbereitung. Dazu gehören:

• Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Kolleg:innen, Vorgesetzte, Kund:innen und Lieferanten rechtzeitig über Ihre Abwesenheit.
• Kontaktweitergabe: Hinterlegen Sie die Kontaktdaten Ihrer Vertretung und richten Sie Abwesenheitsnotizen in E-Mail-Programmen und anderen Kommunikationskanälen ein.
• Detaillierte Dokumentation: Beschreiben Sie laufende Projekte, offene Aufgaben und wichtige Fristen klar und übersichtlich. Hinterlegen Sie relevante Kontaktdaten, Zugänge zu Tools oder Dokumenten an einem für Befugte zugänglichen Ort.
• Schriftliche Übergabe: Erstellen Sie ein übersichtliches Dokument, das etwa eine Woche vor Urlaubsbeginn an die Vertretung übergeben wird. Dieses sollte den Abwesenheitszeitraum, Termine, Zuständigkeiten, Passwörter (sofern zulässig) sowie Arbeitsschritte bei speziellen Aufgaben enthalten.
• Zusatzhilfen: Weisen Sie auf hilfreiche Checklisten, interne Tools oder Ressourcen hin, die die Vertretung unterstützen können.

Kann man eine Urlaubsvertretung ablehnen?

Grundsätzlich gilt: Wer von Vorgesetzten als Urlaubsvertretung eingeteilt wird, muss dieser Aufgabe nachkommen. Ablehnen ist nur möglich, wenn die Arbeit fachlich nicht zumutbar ist oder den eigenen Arbeitsrahmen sprengt. Das Arbeitszeitgesetz schützt hier vor Überlastung: Mehrarbeit ist nur innerhalb der gesetzlichen Grenzen erlaubt – maximal zehn Stunden pro Tag und unter Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit.