Kanzleimanager (m/w/d)

Wir suchen einen Kanzleimanager (m/w/d) bei VIRA Steuerberatung in Kempten (Allgäu). In Teilzeit oder Vollzeit (30–39 Stunden pro Woche)

an 5 Tagen/Woche, 60 % Präsenz / 40 % Remote möglich.

Deine Mission: Organisation, Steuerung und Umsetzung

Gestalte als verlängerter Arm der Kanzleileitung die Zukunft unserer Kanzlei aktiv mit! In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die operative Steuerung unserer internen Abläufe: Du definierst, gestaltest, optimierst und überwachst Prozesse ganzheitlich und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Alltag. Du schaffst klare Strukturen, priorisierst Themen und stellst sicher, dass unsere Kanzlei effizient und zukunftsfähig aufgestellt ist – damit wir uns auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: hochwertige steuerliche Beratung.

Deine Mission:

Als Kanzleimanager (m/w/d) bist du die operative Drehscheibe unserer Kanzlei. Du entlastest die Kanzleileitung, steuerst interne Abläufe und stellst sicher, dass Prozesse nicht nur definiert, sondern auch gelebt werden.

Die Aufgaben

Wenn du Strukturen schaffst, wo andere nur verwalten, bist du hier richtig.

Organisation & Verwaltung

• Weiterentwicklung bestehender administrativer Strukturen
• Inhaltliche Vorbereitung, Strukturierung und Moderation interner Meetings (inkl. Agenda, Zieldefinition und Nachverfolgung)
• Rechnungsvorbereitung bis zur Freigabe
• Neuanlage von Mitarbeitern inkl. Rechteadministration, Zeitkonten und Urlaub
• Bestellung und Verwaltung von Hard- und Software (insbes. DATEV)
• Rechteadministration für Mandanten und Mitarbeiter
• Onboarding neuer Mandanten und Mitarbeiter
• Enge Zusammenarbeit mit dem Sekretariat als operative Schnittstelle

Prozessmanagement & Controlling

• Aufbau, Definition und operative Steuerung sämtlicher Kanzleiprozesse
• Sicherstellung der konsequenten Umsetzung im Tagesgeschäft
• Aktives Erkennen und verpflichtende Nutzung von KI- und Automatisierungspotenzialen
• Kontrolle und Durchsetzung von Anweisungen und Checklisten
• Überwachung und aktive Steuerung zentraler Kanzlei-KPIs
• Identifikation von Ineffizienzen sowie Umsetzung konkreter Verbesserungsmaßnahmen
• Auswahl, Einführung und Weiterentwicklung digitaler Tools (z. B. Signatur, Passwortmanagement, Kollaboration)

Team- & Projektunterstützung

• Zentraler Ansprechpartner für das Team im operativen Tagesgeschäft
• Unterstützung bei EDV-Themen im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“
• Fachliche Steuerung und Strukturierung von Themen im Team (ohne disziplinarische Führung)
• Aufbereitung fundierter Entscheidungsvorlagen für die Kanzleileitung
• Eigenständige Steuerung und Umsetzung zentraler Projekte, z. B.: Migration von DATEV On-Premises in die DATEV-Cloud, Einführung und Strukturierung von SharePoint, Weiterentwicklung von KI-gestützten Lösungen (z. B. Telefonie)

Das bringst du mit

Persönlichkeit & Arbeitsweise

• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Loyalität
• Ausgeprägte Entscheidungsstärke und Umsetzungsorientierung
• Fähigkeit, Themen konsequent voranzutreiben und Ergebnisse einzufordern
• Souveränes Auftreten in der Schnittstelle zwischen Kanzleileitung und Team
• Klare, direkte und professionelle Kommunikation
• Hohe Eigenverantwortung und strukturierte Arbeitsweise
• Hilfsbereitschaft im Sinne von „Hilfe zur Selbsthilfe“

Fachliche Qualifikation

• Fundierte Erfahrung im Prozessmanagement und in der Organisationsentwicklung
• Nachweisbare Fähigkeit, Prozesse erfolgreich in die Umsetzung zu bringen
• Zwingende Kompetenz im Erkennen und Nutzen von KI- und Automatisierungspotenzialen
• Erfahrung in einer koordinierenden / steuernden Rolle (z. B. Projektmanagement, Operations)
• Digitale Affinität und Erfahrung mit modernen Tools
• DATEV-Kenntnisse von Vorteil (Einarbeitung erfolgt)
• Lösungsorientierte Denkweise und unternehmerisches Verständnis

Was dich bei VIRA erwartet?

Bei uns übernimmst du nicht nur eine Position, sondern eine zentrale Rolle beim Aufbau und der operativen Steuerung unserer Kanzlei.

Du sorgst dafür, dass Prozesse nicht nur existieren – sondern funktionieren.

Unsere Vision:

Wir schaffen Freiraum für bessere unternehmerische Entscheidungen im deutschen Mittelstand, indem wir Prozesse konsequent effizient gestalten und unsere Fachkräfte von administrativen Tätigkeiten entlasten.

Dein Beitrag sorgt konkret dafür, dass

• unsere Steuerberater mehr Zeit für Beratung gewinnen
• unser Team in klaren, funktionierenden Strukturen arbeitet
• unsere Kanzlei nachhaltig zukunftsfähig bleibt

Rahmenbedingungen

• 30–39 Stunden pro Woche
• 5-Tage-Woche (mind. 6 Stunden/Tag)
• 60 % Präsenz / 40 % Remote möglich
• Enge Zusammenarbeit mit der Kanzleileitung auf Augenhöhe
• Hohe Eigenverantwortung und echter Gestaltungsspielraum
• Umfassende Einarbeitung (insb. DATEV)
• Schnellstmöglicher Einstieg