Agentur Office Manager/in (m/w/d)

Über VIERPUNKT

Wir sind VIERPUNKT – eine Werbeagentur aus dem Allgäu mit Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen. Unsere Kunden kommen aus den unterschiedlichsten Branchen: Lebensmittel, Fashion, E-Commerce, Fahrradhandel, Consulting, Gesundheitswesen und mehr. Was sie alle gemeinsam haben: Sie schätzen persönliche Betreuung, schnelle Umsetzung und echte Ergebnisse.

Unser Team vereint Grafik, Webentwicklung und Strategie unter einem Dach. Wir arbeiten mit modernen Tools, pflegen kurze Wege und einen unkomplizierten Umgang miteinander. Was uns fehlt: Eine Person, die unser Büro zusammenhält, für reibungslose Abläufe sorgt und dem gesamten Team den Rücken freihält.

Deine Rolle

Als Office Manager/in bist du die gute Seele unserer Agentur. Du sorgst dafür, dass im Büro alles läuft – von der Organisation über die Verwaltung bis hin zur Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft. Du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen, hältst die Fäden zusammen und bringst Struktur in den Agenturalltag.

Das erwartet dich

Office- & Empfangsmanagement

• Empfang und Betreuung von Kunden und Gästen
• Büro- und Verbrauchsmaterial, Getränke und Verpflegung organisieren und bestellen
• Postein- und -ausgang, Dokumentenablage und Versand
• Kaffee-Service und Verpflegung bei Kundenterminen
• Büroorganisation: Ordnung, Sauberkeit und ein angenehmes Arbeitsumfeld sicherstellen

Telefon- & E-Mail-Management

• Zentrale Telefonannahme und freundliche Weiterleitung
• Allgemeine E-Mail-Korrespondenz und Postfachverwaltung
• Anfragen entgegennehmen, priorisieren und intern weiterleiten

Termin- & Kalenderkoordination

• Unterstützung bei der Terminplanung für das Team und die Geschäftsführung
• Besprechungsräume vorbereiten und Meetings organisieren
• Reiseplanung und Hotelorganisation bei Bedarf

Verwaltung & Buchhaltungsvorbereitung

• Eingangsrechnungen prüfen, sortieren und zur Zahlung vorbereiten
• Ausgangsrechnungen erstellen und versenden
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Urlaubsverwaltung
• Verwaltung von Versicherungen, Verträgen und Abonnements
• Ablage und Dokumentenmanagement – digital und analog

Teamunterstützung & Agenturalltag

• Allgemeine Unterstützung des Teams in organisatorischen Belangen
• Onboarding neuer Mitarbeiter begleiten (Ausstattung, Zugänge, Einführung)
• Teamevents, gemeinsame Essen und kleine Aufmerksamkeiten organisieren
• Ansprechpartnerin für Dienstleister, Vermieter und Lieferanten

Das bringst du mit

• Erfahrung im Büromanagement, Empfang oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägtes Organisationstalent und ein Auge für Details
• Freundliches, professionelles Auftreten – am Telefon und persönlich
• Eigenständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließendes Deutsch in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (E-Mail, Kalender, Textverarbeitung)

Nice-to-haves

• Erfahrung mit Buchhaltungstools wie DATEV oder ähnlichen Systemen
• Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (z. B. Stackfield, Asana o. ä.)
• Grundverständnis für Agenturprozesse und Kundenkommunikation
• Erfahrung mit vorbereitender Lohnbuchhaltung
• Englischkenntnisse zum Lesen von Dokumentation

Das bieten wir dir

• Hybrides Arbeitsmodell: Büro und Homeoffice
• Moderner Arbeitsplatz mit Apple MacBook – Ausstattung für Büro und Homeoffice
• Gleitzeit – weil gute Arbeit nicht an starre Zeiten gebunden ist
• Weiterbildungsmöglichkeiten, die dich wirklich weiterbringen
• Ein kleines Team mit kurzen Wegen und echtem Zusammenhalt
• Gemeinsame Essen, Teamevents und Weihnachtsfeier
• Getränkeflat – Kaffee, Wasser und mehr gehen aufs Haus

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu dir an: jobs@vierpunkt.de